一、問題&挑戰(zhàn)
隨著組織規(guī)模不斷壯大，組織內(nèi)不同崗位間協(xié)作的復(fù)雜性呈幾何倍數(shù)增長，項(xiàng)目經(jīng)理作為“協(xié)調(diào)者”出現(xiàn)在組織中。過多的“協(xié)調(diào)者”出現(xiàn)，會導(dǎo)致組織成員自我協(xié)同的能力無法真正有效提升；項(xiàng)目經(jīng)理陷于重復(fù)性協(xié)調(diào)工作，也不利于項(xiàng)目經(jīng)理自身的成長。我們意識到：通過轉(zhuǎn)換管理方式、賦能組織的方式，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員潛在的組織協(xié)同能力，建立學(xué)習(xí)型組織，提升組織競爭力。本文將為大家介紹有贊效能改進(jìn)團(tuán)隊(duì)，是如何通過實(shí)踐沉淀、工具演進(jìn)、人員培訓(xùn)等不同角度賦能組織，從而打造全員參與的項(xiàng)目管理氛圍。
賦能組織
二、實(shí)踐&方法
帶著這些思考，我們在實(shí)踐過程中總結(jié)了以下6個方法：
2.1 PM全員化
項(xiàng)目過程中，我們會逐步引導(dǎo)產(chǎn)品技術(shù)同學(xué)作為“兼職PM”的角色，牽頭執(zhí)行和落地項(xiàng)目進(jìn)程中的一些管理動作，在過程中和“兼職PM”同學(xué)保持緊密溝通。以效能工作坊的形式，通過“傳”“幫”“帶”的方式讓小伙伴了解怎么做項(xiàng)目管理，內(nèi)容涵蓋PMP、敏捷、用戶故事地圖等基礎(chǔ)理論知識，由業(yè)務(wù)線和技術(shù)團(tuán)隊(duì)推薦一些比較活躍的小伙伴參與進(jìn)來，通過培訓(xùn)降低對項(xiàng)目經(jīng)理的依賴，讓更多人具備一定的管理能力，逐步形成影響力，擴(kuò)散到各個團(tuán)隊(duì)。
培訓(xùn)材料示例
隨著管理意識的逐步提高，工具覆蓋的場景越來越全面，配合著線下理論和規(guī)則的宣導(dǎo)，我們逐步實(shí)現(xiàn)了從專職PM帶項(xiàng)目過渡到由團(tuán)隊(duì)小伙伴作為項(xiàng)目PM保障項(xiàng)目有效推進(jìn)的轉(zhuǎn)變。專職PM主要關(guān)注業(yè)務(wù)線內(nèi)項(xiàng)目的整體運(yùn)行情況和公司戰(zhàn)略項(xiàng)目的有效落地。同時也會支持雙十一穩(wěn)定性、年會等這類規(guī)模較大的活動類場景。
2.2 優(yōu)秀實(shí)踐普及化
不同團(tuán)隊(duì)小伙伴對流程和協(xié)作都有不同的理解。為此我們提煉了一份通用版本的職責(zé)手冊，來明確各個關(guān)鍵角色在項(xiàng)目不同環(huán)節(jié)的責(zé)任、過程中常見問題和建議處理方式。推廣階段，會通過“PM手冊”這樣有趣的實(shí)物板提升儀式感，便于PM在過程中參照和記錄這些檢查項(xiàng)是否有覆蓋到。
PM手冊
職責(zé)手冊文檔記錄
職責(zé)手冊文檔記錄2.3 過程管理產(chǎn)品化
日常工作中，不同崗位小伙伴會通過 Excel、文檔等不同形式沉淀一些好的方法和流程機(jī)制，技術(shù)同學(xué)也會開發(fā)一些腳本工具來記錄一些過程數(shù)據(jù)，幫助團(tuán)隊(duì)提升管理成熟度。這些好的方法散落在各個團(tuán)隊(duì)，無法規(guī)?；茝V使用。為此，我們將不同業(yè)務(wù)線行之有效的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)品化，沉淀到效能平臺工具上，解決了不同團(tuán)隊(duì)間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、重復(fù)造輪子的問題。
每個月我們會進(jìn)行一次全公司范圍內(nèi)的月度規(guī)劃，提高規(guī)劃效率，透明各個業(yè)務(wù)線的月度計劃，協(xié)調(diào)跨部門資源的安排問題。
月度規(guī)劃示例
通過效能平臺，記錄過程中各類的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)能透明，識別資源瓶頸和協(xié)作問題，為改進(jìn)和決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。
數(shù)據(jù)統(tǒng)計-項(xiàng)目生產(chǎn)周期示例
除了通用的效能平臺以外，我們也會開發(fā)一些腳本工具，作為工具體系的補(bǔ)充和支撐，提升PM的風(fēng)險意識。如“項(xiàng)目集管理小工具”：按照業(yè)務(wù)線的維度匯總進(jìn)行中的異常項(xiàng)目，通過“一鍵拉群”功能把對應(yīng)項(xiàng)目的 PM 自動拉到一個群里，提醒 PM 關(guān)注項(xiàng)目的異常情況，通過群聊的形式快速地解答小伙伴的一些疑惑和問題。
項(xiàng)目集工具-后臺示例
項(xiàng)目集工具-PM 溝通群
通過企業(yè)微信推送效能平臺消息提醒的方式，定期將項(xiàng)目狀態(tài)的變化情況、需要及時處理的待辦事項(xiàng)，按特定的規(guī)則自動發(fā)送給對應(yīng)的小伙伴、TL（
