【導(dǎo)言】
在平時(shí)的工作中，我們總是會(huì)參與各種各樣的會(huì)議，可能是別人組織，也可能是我們自己組織的，而這些不同的會(huì)議也成為了我們工作的一個(gè)重要部分。在筆者工作期間，隨著工作的經(jīng)驗(yàn)積累，越發(fā)覺得即使是組織會(huì)議這種小事，想要做的十全十美也十分困難。為了把一場(chǎng)會(huì)議組織好，往往還需要采用一些“小心思”，才能切實(shí)保障會(huì)議目的的達(dá)成。
下面，我們就來(lái)具體講一講。
組織篇
日常工作中，需求討論、方案評(píng)審、測(cè)試用例評(píng)審等等活動(dòng)，都需要我們組織相應(yīng)的會(huì)議來(lái)做正式的溝通。有時(shí)候，可能不僅僅需要組內(nèi)的產(chǎn)品、技術(shù)和測(cè)試，甚至還會(huì)需要邀請(qǐng)其他干系人參與。相信大家都組織過(guò)會(huì)議，所以會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、人員這些必要元素就不再贅述。但是毋庸置疑，隨著參與的人增多，組織的難度越大。這時(shí)，一些小心思就顯得十分必要。
首先，要按照重要干系人的時(shí)間來(lái)組織會(huì)議。隨著人員的增多，時(shí)間這一點(diǎn)就特別難以協(xié)調(diào)：每個(gè)人對(duì)這個(gè)事情的重視程度千差萬(wàn)別，也都會(huì)有自己的事情，有時(shí)也會(huì)想著自己休息下或者偷下懶。這個(gè)時(shí)候，就要區(qū)分干系人的重要程度了。我們要把所有的干系人像需求一樣定下優(yōu)先級(jí)，然后按照優(yōu)先級(jí)的先后順序進(jìn)行溝通，把最重要干系人的時(shí)間確定下來(lái)，然后協(xié)調(diào)其他干系人調(diào)整時(shí)間盡量參與。
無(wú)論干系人是否能及時(shí)參與會(huì)議，會(huì)議確定的討論事項(xiàng)結(jié)果，都需要同步所有干系人。而且，會(huì)議結(jié)果一旦確定，除非有顛覆性的要素插入，不允許進(jìn)行修改，否則之前的會(huì)議就變得毫無(wú)意義。
當(dāng)然，這樣做的前提是前面已進(jìn)行協(xié)調(diào)，而事情已經(jīng)到了無(wú)法延期的地步。我們最期待的情況，還是所有的干系人都能參與其中，現(xiàn)場(chǎng)發(fā)表自己的意見。
其次，組織的主題要明確。將大家組織在一起的機(jī)會(huì)很難得，所以要討論什么內(nèi)容、想要達(dá)到什么目的，都要十分明確，讓參與者真正意識(shí)到會(huì)議的重要性。如果沒(méi)有在組織的過(guò)程中說(shuō)明，那么這場(chǎng)會(huì)議很有可能會(huì)變成一個(gè)茶話會(huì)，后續(xù)也很難再把大家聚集在一起。
最后，要注意會(huì)議安排同步。在一般情況下，我們?cè)诮涣魅褐袑⑿畔⑼郊纯?，但是最好的辦法還是采用郵件約會(huì)的形式更加靠譜：一是郵件約會(huì)自動(dòng)插入日程安排，這個(gè)也是很多商務(wù)人士比較習(xí)慣的方式，可以避免自己在繁雜的工作中錯(cuò)過(guò)重要事項(xiàng)；二是郵件約會(huì)可同步干系人直管領(lǐng)導(dǎo)，將整個(gè)事情正式化，引起參與者的足夠重視；三是郵件約會(huì)可以設(shè)置到期提醒，自動(dòng)在開會(huì)之前進(jìn)行提醒，不用自己在一再提醒，節(jié)約后續(xù)溝通成本。
關(guān)于郵件約會(huì)，有一點(diǎn)要特別注意，從筆者的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，日常工作中被郵件淹沒(méi)是常態(tài)，所有約會(huì)的郵件主題一定要寫明一些關(guān)鍵要素，特別是會(huì)議主題，盡量減少閱讀成本的同時(shí)，引起大家的重視。
這里可以給大家分享一個(gè)故事。在筆者所在的pmo團(tuán)隊(duì)中，各位項(xiàng)目經(jīng)理深入各條業(yè)務(wù)線，也需要參與部門內(nèi)的橫向任務(wù)，所以大家平時(shí)都比較忙。在一次橫向任務(wù)中，和其他項(xiàng)目經(jīng)理的約會(huì)足足約了一周還是毫無(wú)進(jìn)展，而事情已經(jīng)不能再等，所以筆者私下先和部門負(fù)責(zé)人（這個(gè)會(huì)議較重要，所以有部門負(fù)責(zé)人參與。）確認(rèn)了會(huì)議時(shí)間，然后在交流群中進(jìn)行必要說(shuō)明，得到了另一個(gè)重要干系人的同意，然后在主題欄寫著會(huì)議主題和“以參會(huì)成員意見為主”的大大提示性文字的會(huì)議邀請(qǐng)郵件就發(fā)出來(lái)了。最后，會(huì)議按時(shí)進(jìn)行。
討論篇
會(huì)議當(dāng)天，要刷新與會(huì)者的記憶。早上來(lái)到公司的第一件事就是再提醒大家一次，趕在大家開始早會(huì)之前刷新大家的記憶，避免與會(huì)者的時(shí)間被早會(huì)上的其他事情占據(jù)。
緊跟主題，控制節(jié)奏。會(huì)議正式開始之后，要逐步推進(jìn)每項(xiàng)議題，保證都能得到有效的溝通，避免在一個(gè)問(wèn)題上討論過(guò)多的時(shí)間。一旦發(fā)現(xiàn)某個(gè)問(wèn)題沒(méi)能及時(shí)討論出結(jié)果，要及時(shí)打斷。這時(shí)，與會(huì)者可能會(huì)聽取你的建議，擱置當(dāng)前議題進(jìn)入下一項(xiàng)，也有可能堅(jiān)持討論當(dāng)前議題。但是無(wú)論結(jié)果如何，都可以讓與會(huì)者意識(shí)到大家在這個(gè)問(wèn)題上花費(fèi)了較長(zhǎng)的時(shí)間，這樣子，即使最后會(huì)議延期，也是大家共同的選擇。我們?cè)陂_會(huì)時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)這么一個(gè)現(xiàn)象，一個(gè)一小時(shí)的會(huì)議，討論了很多內(nèi)容，大家都腦暴出了自己的意見，但是會(huì)議結(jié)束后，卻發(fā)現(xiàn)沒(méi)有任何結(jié)論，也沒(méi)有任何待辦。這種會(huì)議只能稱之為“茶話會(huì)”，雖然熱鬧，但是沒(méi)有任何意義，而且也會(huì)嚴(yán)重影響各干系人下次參與的熱情。所以，會(huì)議期間還是要時(shí)刻緊跟主題。
此外，還要注意會(huì)議收尾。在會(huì)議過(guò)程中，難免會(huì)遇到一些我們不是特別理解的問(wèn)題，可能是其他成員的表達(dá)方式不同，也可能是自己沒(méi)有理解相關(guān)業(yè)務(wù)。這些并不可怕，我們可以記下問(wèn)題然后再學(xué)習(xí)，但是在現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，除了會(huì)議討論內(nèi)容要及時(shí)同步外，會(huì)議紀(jì)要中一定要注意明確討論事項(xiàng)的結(jié)論、負(fù)責(zé)跟進(jìn)的人員和預(yù)計(jì)完成的時(shí)間表。只有明確了這些，整個(gè)事情才是一個(gè)可落地，可跟進(jìn)的事項(xiàng)，否則最后可能就會(huì)不了了之。記得自己剛轉(zhuǎn)到一條新的業(yè)務(wù)線的時(shí)候，面對(duì)業(yè)務(wù)會(huì)議，整個(gè)人完全是一個(gè)一臉懵逼狀態(tài)，更別說(shuō)逐項(xiàng)業(yè)務(wù)跟進(jìn)了。所以，我當(dāng)時(shí)采用的采用的一種辦法就是抓業(yè)務(wù)關(guān)鍵詞、抓負(fù)責(zé)人、抓時(shí)間表，以此來(lái)推動(dòng)事項(xiàng)的完成，最后總算順利的度過(guò)了磨合期。
落實(shí)篇
會(huì)議討論事項(xiàng)的具體落實(shí)，其實(shí)就是按照會(huì)議收尾時(shí)確定的結(jié)論、負(fù)責(zé)人和時(shí)間表進(jìn)行跟進(jìn)。這個(gè)過(guò)程中，千萬(wàn)不要一直催促進(jìn)度，容易引起反感，說(shuō)不定還會(huì)被打的。記得有一段時(shí)間，任務(wù)重且時(shí)間緊，滿心憂慮的天天跟在技術(shù)小哥后面催進(jìn)度，然后一次休息時(shí)間，本想和技術(shù)小哥聊聊人生，結(jié)果一開口，技術(shù)小哥就開始“匯報(bào)”進(jìn)度了，場(chǎng)面一度十分尷尬。所以，相信團(tuán)隊(duì)的小伙伴！如果確實(shí)擔(dān)心，我們可以在詢問(wèn)方式上采用一些小技巧，比如詢問(wèn)在任務(wù)完成過(guò)程中是不是有什么困難，是不是需要自己或者團(tuán)隊(duì)的幫助，站在事務(wù)負(fù)責(zé)人的立場(chǎng)上來(lái)推動(dòng)事項(xiàng)的落實(shí)。而我自己，也是在轉(zhuǎn)變了之后，才在聊著人生的不經(jīng)意間獲得了進(jìn)度信息。
另外一種方式，就是可以充分利用站會(huì)。站會(huì)是一個(gè)內(nèi)容同步的良好平臺(tái)，可以根據(jù)成員在站會(huì)上的說(shuō)明非常直觀的了解會(huì)議分配任務(wù)的完成情況，甚至直接詢問(wèn)，幫助你快速了解，及時(shí)采取相應(yīng)的推動(dòng)措施。如果團(tuán)隊(duì)中沒(méi)有站會(huì)，或者站會(huì)開的不夠及時(shí)，那么也可以利用周會(huì)，或者在會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)上直接收集進(jìn)度完成情況?？傊?，要提前一定的時(shí)間量，為自己應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)留一定的時(shí)間，千萬(wàn)不要在最后加班加點(diǎn)，甚至出現(xiàn)延期的情況。
總結(jié)
在本文中，我們以會(huì)議為例說(shuō)明了一個(gè)事情從最開始的組織，到后續(xù)的執(zhí)行，再到后續(xù)的結(jié)果落地過(guò)程中的一些“小心思”，主要是為了讓大家在日常的工作中把握一些關(guān)鍵細(xì)節(jié)點(diǎn)，有效推動(dòng)事項(xiàng)的完成，提高自己的工作效率。所以，除了會(huì)議之外，我們也可以在項(xiàng)目管理的其他方面多多思考，加入一些自己的“小心思”，讓團(tuán)隊(duì)更快更好的發(fā)展。
最后特別說(shuō)明一點(diǎn)，每個(gè)人在工作中都會(huì)有自己的小心思，這很正常。但在團(tuán)隊(duì)之中，千萬(wàn)不要用自己的小心思來(lái)套路團(tuán)隊(duì)，還是要坦誠(chéng)相待，讓大家集中心思來(lái)提高團(tuán)隊(duì)效率，幫助團(tuán)隊(duì)走向成功。
